同样一天8小时，为什么你的不够用?

又到毕业季，很多应届毕业生们步入职场。对一切都充满新鲜感的同时，随着工作节奏的加快，从而会产生“时间不够用”的困惑。这种情况随着时间的推移，如果短期内没有找到合适的解决方法，接下来面对的将会是无休无止的加班。

酒店行业也是如此。在笔者初入职场时，对一切都充满学习的渴望，努力的熟悉所有的工作流程，但这好像并没有帮助，并且越是对工作内容熟悉，反而越是觉得时间不够用。一天8小时的工作时间转瞬即逝，积压的工作有时甚至要占用周末的时间。

不知你是否有这样的感觉，当你结束一天疲惫的工作，感觉一直在连轴转并且没有休息，可是再回头想想，却不知道自己一天内到底忙了些什么，更不知道有什么收获，感觉这一天白过了，好像在瞎忙。

其实这是因为我们缺乏对时间的规划管理，从而导致我们对完成的工作并没有明确的概念。只有掌握对时间管理，对工作、生活做好规划，才能有效的降低时间的浪费，让自己的工作和生活更有意义。

由美国总统德怀特.艾森豪威尔(Dwight David Eisenhower)根据《高效能人士的七个习惯》开发的艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)将时间管理分为四个象限：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)

象限含义

解释

举例

PRIORITY1

重要且紧急

第一象限里面的是重要且紧急的事情，必须要优先级安排完成

*危机

* 紧急的问题

* 有限期任务

* 准备事项

备注：第一象限都是重要，并且紧急的事情，必须做的。对待它们并没有什么讨巧的办法，只有立刻动手、马上完成，如果一再拖延可能产生不可预估的后果。

象限含义

解释

举例

PRIORITY2

重要且不紧急

第二象限里面的是重要且不紧急的事情。应该有计划地去做。虽然该项的事情不紧急，但是会对我们的工作产生重大的影响。可以将目标分解，循序渐进

* 预防工作

* 计划

* 人际关系的建立

备注：这里需要注意的是，我们之所以每天有很多重要且紧急的事情要做，就是因为我们平时没有计划地去做重要且不紧急的事情，结果就导致这些事情变得紧急。千里之堤，毁于蚁穴；本来很重要的事情长久的不关注就会转变成为紧急事件。

象限含义

解释

举例

PRIORITY3

不重要且紧急

第三限里面的是不重要且紧急的事情，应该尽量授权其他人去处理。

如果这件事情只能自己处理，尽量利用碎片时间、低效时间去完成它，而将效率高的时间用于完成重要的工作。

* 日常电话

* 一些信件、报告

* 需要临时的活动

备注：职场新人要明确自己的责任范围。往往职场中有前辈或者同事让你帮忙处理其他工作。如果该工作属于你的责任范围，你就有责任去完成。如果这件事不属于你的责任范围，类似于帮忙做PPT，本来是他人的工作，这时候你就必须作出抉择，而且你得为你的选择和后果负责。

象限含义

解释

举例

PRIORITY4

不重要且不紧急

第四象限里面的是不重要且紧急的事情。尽可能减少此类事务的发生。

* 各种无关紧要的事情

* 浪费时间的事情

所有的时间管理技巧都属于这个矩阵，只有学会有效地分配时间和任务，才可以在单位时间内尽可能多地完成任务。

对于时间管理，现代管理学之父彼得·德鲁克(Peter F. Drucker)有三个建议。

第一，首先要找出什么事根本不必做，有些事完全是浪费时间，无助于成果。

第二，然后确定哪些事不必亲力亲为，由下属代劳也可以获得同样的效果。

第三，最重要的是，不要浪费别人和自己的时间。

现代管理学之父彼得·德鲁克(Peter F. Drucker)

要很好的完成工作就必须要善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间是有限的，时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也只不过是空中楼阁，无从说起。充分合理的利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。

在文章的最后，笔者想要强调“要事第一”的原则，就是主动干掉一切“不重要、也不紧急”的事，拒绝大部分“紧急，但不重要”的事，把65%～80%的时间花在：“重要但不紧急”的事上，并因此把 “重要且紧急”的事情，减少到20%～25%，达到 “忙中有序”的境界。

附：《时间管理能力自测表》

1.你通常工作很长时间？

A.是

B.否

2.你通常把工作带回家处理？

A.是

B.否

3.你感到很少有时间去做你想做的事情吗？

A.是

B.否

4.即使没有出现很严重的问题，你也经常感到工作的压力吗？

A.是

B.否

5.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？

A.是

B.否

6.你时常在做重要工作的时候被打断吗？

A.是

B.否

7.你常在不同的任务之间频繁的换来换去吗？

A.是

B.否

8.你时常把工作拖到最后一刻，然后努力的去完成吗？

A.是

B.否

9.你是否无法完成全部的计划任务？

A.是

B.否

10.你是否忙于解决一些琐事而没有去做更重要的事情？

A.是

B.否

如果在自我测评中，有超过四项的选择为“是”，那么就需要注意改善时间管理的方法；在每周工作开始前，根据“重要程度”和“紧急程度”两个维度合理安排工作优先级。